Réunion statutaire

CR de la rencontre des responsables de l’Irsam et visite des lieux 

Présents :           IRSAM : Philippe PILLON (Directeur),  Stéphane POIRIER (Chargé de Mission)
COPIL : Annie, Béatrice, Hélène, Luc D., Jean, Jean-Pierre

Point évoqués :

• Confirmation de la date du 4/12 et des horaires : intervention pour la mise en place des stands, déco etc.. dès le Vendredi après midi, tenue du marché de 10/11H à 22H
• Sauf changement de la règlementation d’ici décembre, nécessité d’un contrôle des passe sanitaire (sous notre seule responsabilité). Télécharger l’application sur le site « tousanticovid.verif » – Prévoir gel hydroalcoolique et masques ( ?)
• Le 4/12 l’IRSAM sera ouvert (en fonctionnement réduit) donc nombre de places de parking limité (sauf le soir ). Les parkings publics à proximité (Corderie et ND Garde) ferment vers 19H
• Pas de possibilité de disposer d’un gardien pour ouvrir et fermer l’entrée du parking voiture. Solution à trouver
• Pour le buffet du soir : ils contactent l’IRS pour voir les possibilités de préparation de canapés. Ils reviendront vers nous rapidement. Verres, assiettes et couverts à fournir par nos soins
• Stand de vente de produits fabriqués par IRSAM : ils regardent les possibilités. Compte tenu qu’ils ont des ruches (petite production) Il a été évoqué la possibilité de leur offrir nos ruches de l’opération Rosiers.
  Il n’y aura  évidemment pas de rétrocession pour nous sur les produits fabriqués et vendus par l’IRSAM

• Visite du Gymnase :

• environ 300 m² (24x14m )   Donc taille OK. Disposition des tables et des stands à étudier
• 2 entrées : 1 par l’intérieur de l’IRSAM (prévoir un fléchage car le chemin est complexe) et 1 directement sur le trottoir de la Montée de l’Oratoire (très pratique pour les livraisons). Nécessité de prévoir un accueil/contrôle/filtrage pour ce 2^eaccès
• Le matériel de gym entreposé dans le gymnase sera dissimulé (par leurs soins) derrière de grands rideaux. Pas de déco possible en suspension au plafond.
• Le gymnase est éclairé et chauffé – Seulement 4 prises électriques : prévoir rallonges et prises multiples
• Une centaine de chaises sont disponibles, en revanche très peu de tables. Il faudra donc en trouver (plateaux + tréteaux ? location ?).
• 1 ou 2 frigos pourront peut-être être disponibles (pas certain du tout) sauf s’ils préparent des canapés pour notre buffet. Voir en fonction de la nature des stands s’il y a vraiment un besoin de frigo.

Liste des questions à évoquer  Mardi soir

1/ Création de « task-forces »  pardon 😊 !  de « groupes de travail »:

• Déco et aménagements: chaises (fournies par IRSAM), tables (louer ou trouver), orchestre jazz, fléchage au sein de l’IRSAM , sono pour voix fournie par IRSAM, mais sono musique (pour la journée) à trouver, rallonges électriques et prises multiples, signalitique des stands ?, etc..
• Finances: paiements CB, prévoir caisse de cash, relation avec fournisseurs pour rétrocession, regroupement des commandes à livrer avant Noël
• Buffet (midi et soir) : liaison avec IRSAM, trouver ostréiculteur et écailler, boissons (glace et poubelles pour rafraichir), fixation des prix, couverts, pain, frigo (? ), poubelles, etc..
• Organisation: tenue des stands gérés par nous,  regroupement de certains stands ,  gestion des entrées et du parking, passe sanitaire, gel, maques, répartition et emplacements des stands, etc…
• Communication : partenariat école de marketing (URGENT) , réseaux sociaux, flyer, liaison avec réseaux IRSAM, Simon de Cyrène et autres Rotary, etc…

Liste des stands à ce jour :

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